DEFINICIÓN

Empezaremos definiendo la digitalización de documentos y la diferencia con la digitalización de una empresa. En resumen, la digitalización de documentos es la conversión de los documentos o soportes que tenemos en físico a un medio magnético a través de herramientas que permiten escanearlos o tomarles fotos para luego ser utilizados por un sistema informático con diferentes fines, mientras que la digitalización empresarial es un proceso cuya finalidad es usar la tecnología para interactuar de manera más rápida y eficiente con personas, tanto internas como externas de la organización. 

Si bien es cierto, que el proceso de la digitalización de una empresa puede incluir la digitalización de documentos, esto solo es una pequeña parte de todo el universo que cobija el proceso completo. En una organización digitalizada la fuerza laboral se maneja de manera diferente porque se aprovechan herramientas digitales como dispositivos móviles (celulares, tabletas, etc.), software, plataformas web y otros sistemas digitales que permiten la centralización de la información y por lo tanto aumenta la agilidad y seguridad en la toma de decisiones, importantísimo factor para estar un paso adelante de la competencia, se minimiza el riesgo a los errores humanos al automatizar procesos, se puede hacer un seguimiento más cercano de la operación, aumenta la imagen de profesionalismo ante terceros y, en general, muestra mayor madurez de nuestro emprendimiento o microempresa.  

¿Y EN QUÉ SE BENEFICIA MI EMPRENDIMIENTO O MICROEMPRESA?

Es importante saber que no es una fórmula mágica que aumentará las ventas o eliminará todos los problemas de mi microempresa, pero sí debemos destacar que entre más organizados mantengamos nuestros procesos y nuestra operación, menos errores cometeremos, errores que hoy en día nos cuestan valioso tiempo y dinero.

Los beneficios de acercar nuestro emprendimiento/microempresa a la digitalización son múltiples, aquí solo describimos algunos:

Acercarnos a nuestros clientes. Cada día vemos a más de ellos ingresar al entorno digital. Allí se mueven nuestros clientes, allí debemos estar nosotros.

Responder más ágilmente. Podremos responder a las necesidades de nuestros clientes actuales y potenciales de manera más ágil. No perdamos tiempo ante la oportunidad de presentar una propuesta comercial o de contestar las inquietudes de nuestros clientes. Debemos adelantarnos eficientemente a la competencia, ellos no duermen.

Ahorro de gastos. Algo tan sencillo como hacer reportes de trabajo, tomar pedidos o hacer encuestas en papel y llenándolos a mano, puede representar una pequeña pero constante salida de dinero en nuestro emprendimiento/microempresa, sin embargo, la mayor pérdida que tenemos en estos casos es enfrentar el disgusto de nuestros clientes cuando por error de transcripción se le despachó incompleto un pedido o la letra fue ininteligible en un reporte, son detalles como estos los que nos hacen perder profesionalismo y seriedad frente a ellos.

Mejora en el flujo de comunicación, tanto interna como externa. Este es uno de los beneficios más importantes puesto que de la fluidez y exactitud de las comunicaciones depende tomar acciones frente a requerimientos, tomar decisiones frente a comportamientos de ventas, generar empatía entre nuestros colaboradores y clientes y al final, prestar un mejor servicio, uno que nos haga destacar.

¿CÓMO EMPIEZO A DIGITALIZAR MI EMPRENDIMIENTO/MICROEMPRESA?

Existen docenas de artículos relacionados con el tema de digitalización empresarial, sin embargo, parecen enfocados a las pequeñas, medianas o grandes empresas, donde cuentan con personal que puede dedicarle tiempo y esfuerzos a generar planes de digitalización, pensar en sus estrategias y otros muchos planes de “transformación digital”. No han tenido en cuenta que en nuestro emprendimiento o microempresa somos máximo 10 personas, en el mejor de los casos, pero normalmente somos la mitad de esa cifra y nosotros mismos gerenciamos, vendemos, cobramos, ejecutamos el servicio o llevamos los pedidos, con la ayuda de algunos pocos familiares o colaboradores, y nuestro tiempo no alcanza para desarrollar planes y estrategias muy complejas para luego llevarlas a cabo.

De ninguna manera queremos indicar que la planeación no sirva o que las estrategias no generen los resultados que se proponen las diferentes empresas, si son acertadas y desarrolladas correctamente, sino que nuestra principal preocupación como emprendedores y microempresarios es vender y tener la mínima cartera atrasada posible y en eso se enfocan nuestras actividades día a día, mes a mes. 

Sin embargo, como propietarios y dolientes, sí vemos la necesidad de organizarnos, de vernos más profesionales, de vernos más grandes y responsables frente a nuestros clientes y proveedores, es por eso estamos buscando soluciones, esa es la razón por la que usted está aquí hoy, leyendo este artículo, porque ya es consciente de los beneficios que le traerá el digitalizar y automatizar algunos procesos o la operación de su empresa, porque sabe perfectamente que disminuyendo los reprocesos, disminuyendo los gastos, disminuyendo errores que le cuestan dinero podrá aprovechar su tiempo en otras actividades que sean más rentables.

Respondiendo la pregunta, la forma de empezar la digitalización de su emprendimiento/microempresa es dar un paso pequeño, un paso que no requiera grandes esfuerzos económicos, un paso que no traiga traumatismos a su flujo de caja actual pero que sí represente el inicio de una mejor organización, de un mejor seguimiento, de una mejor imagen de su empresa ante sus clientes y proveedores. 

¿QUÉ SOLUCIONES EXISTEN? 

Existen aplicaciones y diferentes programas que permiten la toma de datos en campo o dentro de sus instalaciones en formularios que de manera ágil permiten descargar la información disminuyendo el tiempo entre la captura de la misma y su organización para analizarla.

Una de las herramientas más conocidas es Google Forms que le permite crear formularios de manera gratuita, agregar preguntas y comentarios, compartir el resultado de los mismos y visualizar las estadísticas con gráficos sencillos de leer. 

Sin embargo, debes saber que tiene varias limitantes:

1. Debe estar conectado siempre a una red de internet.

2. No le permite exportar la información con un formato personalizado y específico, puesto que las opciones de diseño son muy limitadas.

3. Los formularios permiten recoger datos pero no se pueden asignar puntuaciones, predefinir respuestas o generar comentarios automáticos.

4. No se pueden generar ecuaciones, por ejemplo, generar una cotización en donde se requiere que sume al final del pedido cuál es el valor total.

5. El almacenamiento de la información se limita a lo que te ofrece Google y si requieres mayor almacenamiento debes adquirir uno de sus planes.

6. No permite la toma y almacenamiento de fotos o dibujos dentro del formulario.

Si para la captura de información de su empresa o emprendimiento, lo descrito anteriormente no le afecta, esta es la herramienta que le recomendamos para iniciar, es gratuita y es confiable, utilizarla hará que la toma de datos sea más organizada y facilitará su análisis, dé ese importante primer paso para ingresar al mundo de la digitalización de sus documentos y a partir de acá empezará a ver con mayor claridad todos los beneficios que obtiene, se empezará a dar cuenta de todas las acciones adicionales que puede tomar para enfocar su empresa hacia la digitalización.

Si por el contrario, su empresa requiere poder recopilar la información a pesar de no tener una conexión a internet (off line), un poco más de personalización, formatos prediseñados como lo son cotizaciones, órdenes de servicio, reportes de trabajo, reportes de incidencias, entre muchos otros y adicionalmente poderlas enviar por correo electrónico o requiere autorizaciones por parte de supervisores o que requiera la toma de fotos, el cargue previo de información como esquemas o planos, usted cuenta con otras opciones. Nosotros podemos informarle de manera más específica de acuerdo a sus necesidades y requerimientos de su operación una opción adecuada a su presupuesto como microempresario/emprendedor. Lo esperamos en el siguiente enlace: https://kasanservicios.com/formularios

Si adicionalmente su empresa ya requiere llevar un mayor control contable, un control de inventarios, trazabilidad de productos o proyectos, facturación electrónica y transmisión de otros documentos electrónicos, usted dispone de otro tipo de software que le puede apoyar y cuya información puede ampliar en: https://kasanservicios.com/erp-odoo